Efficiënt beheer van verplichte certificaten voor medische apparatuur

Ziekenhuizen en zorgcentra zijn onderworpen aan verplichte keuringen van hun medische apparatuur. Ieder ziekenhuis moet daarvan op elk moment de nodige certificaten kunnen voorleggen.

Het systematisch onderhoud van medische apparatuur is een cruciaal onderdeel van een kwalitatieve gezondheidszorg. Maar de administratieve verplichtingen die dit met zich meebrengt zijn enorm. De klassieke papierwinkel is bijzonder arbeidsintensief en inefficiënt. Bovendien houdt die een groot risico in op fouten of het verlies van informatie. 

Quodoc biedt hiervoor de geknipte oplossing.

Het probleem

Service-techniekers van medische apparatuur in ziekenhuizen vullen bij iedere technische controle manueel een werkbon in.

Die bon bezorgen ze, samen met de verplichte technische certificaten en een datum voor het volgende onderhoud, aan het ziekenhuis. Daarmee voldoen ze aan de strenge administratieve normen in de gezondheidssector.

Het grote probleem is echter de gigantische administratieve rompslomp die dit met zich meebrengt. Zowel voor de techniekers als voor het zorgcentrum.

Alle op die manier geproduceerde documenten archiveren en weer opzoeken wanneer ze door een controle-instantie worden opgevraagd, is immers bijzonder tijdrovend. 

Bovendien vereist het van alle medewerkers dat ze de hiervoor opgestelde procedures heel nauwgezet volgen. Eén document in een foute map kan enorme gevolgen hebben.

Bestaande systemen zoals interne servers en cloudoplossingen als Google Drive of Dropbox zijn telkens maar een deel van de oplossing. Helaas.

De oplossing

Quodoc automatiseert het administratief proces bij onderhoud of inspectie van medische apparaten van a tot z. Van het invullen van de werkbon tot en met de aflevering van verplichte certificaten bij de betrokken controle-instanties.

Gescande of digitaal ingevulde inspectieformulieren (op een tablet bv.) worden dankzij de intelligentielaag van Quodoc automatisch en foutloos op de juiste plek in het digitaal archief van het ziekenhuis opgeslagen. Op datum, per toestel en per (afdeling van het) ziekenhuis.

Afhankelijk van de noden haalt Quodoc hier ieder individueel formulier ook moeiteloos weer uit op. Bijvoorbeeld om het samen met de verplichte certificaten aan een inspectiedienst te bezorgen. Volledig geautomatiseerd, dus zonder tussenkomst van een medewerker van het ziekenhuis.

Dankzij slimme zoekopdrachten of scanbare codes is ieder document via Quodoc moeiteloos terug te vinden. Of groepen van documenten. Denk aan 'alle certificaten van een bepaald toestel' of 'alle inspecitieformulieren van een bepaalde periode of afdeling'.

ARDA Technics doet onderhoud, keuring en herstelling van zorghulpmiddelen in zorginstellingen.

Denk aan:

• • tilliften
  • plafondliften
  • hoog-laag baden
  • elektrische en mechanische ziekenhuis- en rusthuisbedden
  • enz.

De bedrijfszekerheid van deze toestellen is cruciaal voor de veiligheid en het welzijn van de patiënten en het medisch personeel dat er gebruik van maakt. Maar door overnames en 

aanbestedingen, of omwille van bewuste keuzes, hebben zorginstellingen meestal veel verschillende merken van dergelijke toestellen in huis. Elk met hun eigen handleiding, eigen jaarlijkse keuring, eigen herstelprocedures enz.

Daar efficiënt overzicht op houden is een continue administratieve krachttoer.

Elk toestel zijn eigen digitale paspoort

De oplossing vond ARDA Technics bij Quodoc, het virtueel paspoort voor elk object. Via de Quodoc-app is alle noodzakelijke informatie over eender welk toestel dat de service-professionals van ARDA onderhouden, instant raadpleegbaar via het toestel zelf. Ook voor de medewerkers van de zorginstelling overigens, waardoor die op elk moment weten of een toestel bv. gekeurd is voor gebruik.