BIO-TECHNIEK

Efficiënt beheer van verplichte certificaten voor medische apparatuur

TERUG NAAR OVERZICHT

Onderhoudscertificaten voor medische apparatuur
in ziekenhuizen en zorgcentra.

Ziekenhuizen en zorgcentra zijn onderworpen aan verplichte keuringen van hun medische apparatuur. Ieder ziekenhuis moet daarvan op elk moment de nodige certificaten kunnen voorleggen.

Het systematisch onderhoud van medische apparatuur is een cruciaal onderdeel van een kwalitatieve gezondheidszorg. Maar de administratieve verplichtingen die dit met zich meebrengt zijn enorm. De klassieke papierwinkel is bijzonder arbeidsintensief en inefficiënt. Bovendien houdt die een groot risico in op fouten of het verlies van informatie. 

Quodoc biedt hiervoor de geknipte oplossing.


Het probleem

Service-techniekers van medische apparatuur in ziekenhuizen vullen bij iedere technische controle manueel een werkbon in.

Die bon bezorgen ze, samen met de verplichte technische certificaten en een datum voor het volgende onderhoud, aan het ziekenhuis. Daarmee voldoen ze aan de strenge administratieve normen in de gezondheidssector.

Het grote probleem is echter de gigantische administratieve rompslomp die dit met zich meebrengt. Zowel voor de techniekers als voor het zorgcentrum.

Alle op die manier geproduceerde documenten archiveren en weer opzoeken wanneer ze door een controle-instantie worden opgevraagd, is immers bijzonder tijdrovend. 

Bovendien vereist het van alle medewerkers dat ze de hiervoor opgestelde procedures heel nauwgezet volgen. Eén document in een foute map kan enorme gevolgen hebben.

Bestaande systemen zoals interne servers en cloudoplossingen als Google Drive of Dropbox zijn telkens maar een deel van de oplossing. Helaas.

De oplossing

Quodoc automatiseert het administratief proces bij onderhoud of inspectie van medische apparaten van a tot z. Van het invullen van de werkbon tot en met de aflevering van verplichte certificaten bij de betrokken controle-instanties.

Gescande of digitaal ingevulde inspectieformulieren (op een tablet bv.) worden dankzij de intelligentielaag van Quodoc automatisch en foutloos op de juiste plek in het digitaal archief van het ziekenhuis opgeslagen. Op datum, per toestel en per (afdeling van het) ziekenhuis.

Afhankelijk van de noden haalt Quodoc hier ieder individueel formulier ook moeiteloos weer uit op. Bijvoorbeeld om het samen met de verplichte certificaten aan een inspectiedienst te bezorgen. Volledig geautomatiseerd, dus zonder tussenkomst van een medewerker van het ziekenhuis.

Dankzij slimme zoekopdrachten of scanbare codes is ieder document via Quodoc moeiteloos terug te vinden. Of groepen van documenten. Denk aan 'alle certificaten van een bepaald toestel' of 'alle inspecitieformulieren van een bepaalde periode of afdeling'.

Atirio Medische Techniekers

quodoc in de praktijk

Atirio groeit dankzij doorgedreven automatisering

Atirio is specialist in (preventief) onderhoud en herstelling van medische apparatuur in ziekenhuizen. Als onafhankelijke specialist geniet het bedrijf erkenning en certificering van de belangrijkste fabrikanten van medische apparatuur.

"Quodoc maakt administratie bio-techniek in ziekenhuizen extreem performant"

Dankzij Quodoc konden de bio-techniekers van Atirio de inspectietijd van medische apparatuur met 60% verminderen en hun productiviteit met 15% verhogen.

Bovendien krijgt het ziekenhuis waar Atirio een herstelling of controle van medische apparatuur deed, onmiddellijk na die interventie:

• een ondertekende werkbon
• een document met het meetresultaat van het medisch toestel
• het bijhorende certificaat
• een samengesteld document met deze drie items
• een interventiefolder

Het aanleveren daarvan gebeurt volledig automatisch en de betrokken documenten worden meteen opgeslagen in het juiste digitale archief van het ziekenhuis.

De verantwoordelijke medewerker in het ziekenhuis krijgt van Atirio bovendien automatisch een samenvatting van deze informatie via e-mail.

Alle info voortaan instant beschikbaar vanaf het medisch apparaat zelf.

Bij iedere eerste controle van een medisch toestel, maakt de technieker van Atirio vanuit Quodoc een zelfklevend label met een QR-code en kleeft dat op het geïnspecteerde toestel.

Dankzij die code kan iedereen die daar toestemming voor krijgt alle documenten en certificaten die er van dat toestel bestaan instant opvragen en raadplegen. Zowel op desk- of laptop als op mobiele toestellen.

______________________

BENIEUWD HOE QUODOC JOU KAN HELPEN?

Contacteer ons dan voor een vrijblijvende presentatie aan de hand van concrete voorbeelden uit de praktijk.