Veelgestelde vragen

Quodoc is een gebruiksvriendelijke en volledig kant-en-klare softwaretool waarmee zorginstellingen hun medische en technische toestellen efficiënt kunnen beheren en onderhouden. Het platform helpt je om een duidelijke inventaris op te bouwen, onderhoudsmomenten en keuringen op te volgen, en automatisch herinneringen te ontvangen voor vervaldatums. Dankzij Quodoc voldoe je moeiteloos aan de geldende wetgeving, zoals de MDR (Medical Device Regulation), en ben je altijd auditklaar. Zo voorkom je onverwachte kosten, verhoog je de veiligheid voor bewoners en medewerkers, én win je tijd in de dagelijkse werking.

Quodoc is speciaal ontwikkeld voor zorginstellingen die behoefte hebben aan overzicht en controle over hun toestellenpark. Denk aan woonzorgcentra, assistentiewoningen, groepspraktijken en andere zorgorganisaties waar medische of technische apparatuur dagelijks gebruikt wordt. Of je nu preventieadviseur, verantwoordelijke technische dienst, kwaliteitscoördinator of directeur bent: Quodoc is intuïtief in gebruik en helpt iedereen die betrokken is bij het beheer, onderhoud of de veiligheid van toestellen. Zo werk je samen efficiënter en ben je altijd in orde met de regelgeving.

Quodoc is ontworpen met het oog op maximale gebruiksvriendelijkheid én een rolgerichte aanpak. Dat betekent dat het platform zich niet beperkt tot één uniforme weergave voor iedereen, maar juist inspeelt op de specifieke noden van verschillende gebruikers binnen jouw organisatie.

Elke gebruiker krijgt een interface die afgestemd is op zijn of haar taken, verantwoordelijkheden en informatiebehoeften. Zo krijgt de technische dienst toegang tot onderhoudstickets en toestelgegevens, terwijl de preventieadviseur zich focust op keuringen en veiligheid. Administratie ziet vooral contracten en kosten, en het management krijgt inzicht via overzichtelijke dashboards. Deze aanpak zorgt ervoor dat iedereen efficiënt kan werken met informatie die voor hen relevant is — helder, overzichtelijk en zonder onnodige afleiding.

Nee, dat is niet nodig. Quodoc is speciaal ontworpen met zorgprofessionals en technisch personeel in gedachten die geen IT-achtergrond hebben. De software heeft een heldere en intuïtieve interface, waardoor je snel je weg vindt zonder opleiding of ingewikkelde handleidingen. Alles is gericht op eenvoud en gebruiksgemak, zodat je meteen aan de slag kunt met het registreren van toestellen, het plannen van onderhoud en het opvolgen van keuringen — zonder gedoe.

Quodoc is ontwikkeld om een breed scala aan toestellen te ondersteunen binnen jouw zorgorganisatie. Van medische toestellen zoals bloeddrukmeters, saturatiemeters en ECG-toestellen tot technische installaties zoals tilliften, onderzoektafels, noodverlichting, koelinstallaties en meer. Dankzij de flexibele structuur van het platform kun je zelf toesteltypes toevoegen, categorieën beheren en aangepaste onderhoudsintervallen instellen. Zo sluit Quodoc perfect aan op de specifieke noden van jouw infrastructuur en werking.

Quodoc helpt je om het onderhoud van toestellen gestructureerd en proactief op te volgen. Voor elk toestel kun je onderhoudsfrequenties, keuringsverplichtingen en vervaldatums instellen. Op basis daarvan ontvang je automatisch meldingen wanneer een controle of onderhoudsmoment nadert. Zo hoef je niets manueel bij te houden en voorkom je dat belangrijke deadlines over het hoofd worden gezien. Dit voorkomt onverwachte stilstand, verhoogt de veiligheid en helpt je boetes of non-conformiteiten bij inspecties te vermijden.

Ja, Quodoc ondersteunt je actief in het naleven van de Europese MDR (Medical Device Regulation), die strikte eisen stelt aan het beheer en onderhoud van medische hulpmiddelen. Het systeem registreert automatisch alle relevante gegevens, zoals onderhoudsdata, keuringsresultaten en verantwoordelijkheden. Dankzij de overzichtelijke onderhoudshistorieken en automatisch gegenereerde rapporten ben je altijd auditklaar. Zo kun je bij inspecties of interne controles aantonen dat je toestellen correct worden opgevolgd en veilig in gebruik zijn — zonder tijdrovend papierwerk.

Ja, absoluut. Bij de opstart van Quodoc zorgen we voor een vlotte onboarding op maat van jouw organisatie. We begeleiden je stap voor stap bij het aanmaken van je toestellenbestand, het instellen van onderhoudsintervallen en het aanleren van de basisfunctionaliteiten. Heb je nog geen volledige inventaris van je toestellen? Dan kunnen we je ook daarbij ondersteunen. Zo zorgen we ervoor dat je meteen correct en efficiënt van start gaat, zonder tijd te verliezen aan voorbereiding of technische instelmomenten.

Ja, Quodoc biedt de mogelijkheid tot integratie met andere softwarepakketten zoals ERP-systemen, aankoopbeheer of meldingsplatformen. Afhankelijk van de noden en infrastructuur van jouw organisatie bekijken we samen wat technisch en functioneel haalbaar is. We denken mee in functie van efficiëntie en zorgen voor een koppeling op maat, zodat gegevens automatisch kunnen worden gedeeld of gesynchroniseerd. Neem gerust contact met ons op om de mogelijkheden voor jouw situatie te bespreken.

Absoluut. Bij Quodoc staat gegevensbescherming centraal. De software voldoet aan de strengste normen op het vlak van GDPR en informatiebeveiliging. Alle data worden versleuteld opgeslagen op beveiligde servers binnen de Europese Unie, zodat je zeker bent dat jouw informatie niet buiten de EU-grenzen terechtkomt. Daarnaast zorgen we voor regelmatige back-ups en beveiligingsupdates. Zo garanderen we dat de gegevens van jouw toestellen, gebruikers en onderhoudshistorieken veilig en vertrouwelijk blijven.

Quodoc werkt met een transparant en schaalbaar prijsmodel. Je betaalt een vaste licentieprijs per organisatie, gecombineerd met een staffelprijs op basis van het aantal toestellen (assets) dat je beheert. Zo betaal je enkel voor wat je effectief gebruikt, zonder verrassingen of verborgen kosten. Het aantal gebruikers binnen je organisatie is onbeperkt en inbegrepen in de prijs. Alles wat je nodig hebt — van onderhoudsbeheer tot rapportage en ondersteuning — zit vervat in je abonnement.
Wil je weten wat dit concreet betekent voor jouw organisatie? Vraag gerust een vrijblijvende offerte of gratis demo aan via onze website — we maken graag een voorstel op maat.

Tijdens een demo nemen we je stap voor stap mee door de werking van Quodoc. Je krijgt een helder en praktisch overzicht van hoe je toestellen registreert, onderhoud plant, keuringsmomenten opvolgt en automatisch rapporten genereert.

We tonen niet alleen de functies van het platform, maar gaan ook dieper in op jullie huidige werking: waar lopen jullie vandaag tegenaan? Wat kost onnodig tijd, of zorgt voor fouten of risico’s? Samen gaan we op zoek naar hoe Quodoc die pijnpunten kan oplossen en het beheer van medische en technische toestellen eenvoudiger, veiliger en overzichtelijker kan maken.

De demo duurt gemiddeld 30 tot 45 minuten, vindt meestal online plaats, en is volledig gratis en vrijblijvend. Zo krijg je een realistisch beeld van wat Quodoc voor jouw organisatie kan betekenen — zonder verplichtingen.

De demo van Quodoc gebeurt in de meeste gevallen online, via Teams of Google Meet. Dat maakt het makkelijk om meerdere collega’s vanop verschillende locaties te laten aansluiten. Tijdens de online sessie kunnen we live demonstreren hoe het platform werkt en inspelen op jullie specifieke vragen.
Liever een demo op locatie? Dat kan zeker op verzoek, afhankelijk van de regio en beschikbaarheid. We komen graag ter plaatse om samen met jou en je team te bekijken hoe Quodoc in jullie werking past.

Niet per se — je kunt gerust zonder voorbereiding deelnemen aan de demo. We zorgen sowieso voor een duidelijke en volledige introductie tot Quodoc. Maar als je al beschikt over een lijst met toestellen of specifieke vragen over je huidige werking, kunnen we de demo beter afstemmen op jouw situatie. Zo kunnen we meteen tonen hoe Quodoc inspeelt op jouw concrete noden en hoe het platform jouw processen efficiënter en overzichtelijker kan maken.

Een standaarddemo duurt ongeveer 30 tot 45 minuten. Tijdens deze sessie nemen we de tijd om de belangrijkste functionaliteiten van Quodoc te tonen, zoals toestelregistratie, onderhoudsplanning, meldingen en rapportage. Er is ook voldoende ruimte voorzien om in te gaan op jouw vragen of specifieke situatie. Heb je na de demo nog bijkomende vragen of wil je bepaalde onderdelen dieper bekijken? Dan plannen we graag een vervolggesprek in.

Iedereen binnen je organisatie die betrokken is bij het beheer, onderhoud of de opvolging van toestellen is welkom bij de demo. Denk aan directieleden die instaan voor beleid en compliance, preventieadviseurs die toezien op veiligheid, medewerkers van de technische dienst die instaan voor het dagelijks onderhoud, en ook aankoopverantwoordelijken die de toestellen beheren vanuit een logistiek of budgettair oogpunt. Door samen deel te nemen krijg je een volledig beeld van hoe Quodoc inspeelt op ieders rol, en hoe het platform samenwerking en overzicht bevordert binnen de organisatie.

Ja, dat kan. Indien gewenst voorzien we na de demo tijdelijke toegang tot een testomgeving. Zo kun je zelf aan de slag met Quodoc en ontdekken hoe het platform werkt in de praktijk. Je krijgt de kans om toestellen toe te voegen, onderhoudsmeldingen te simuleren en rapporten te genereren — allemaal in een veilige, vrijblijvende omgeving. Dit is ideaal om de werking te testen op je eigen tempo en om collega's mee te nemen in het beslissingsproces.

Geen probleem. We begrijpen dat beslissingen vaak samen genomen worden. Daarom plannen we graag een vervolgsessie in met het bredere team, zodat iedereen de kans krijgt om Quodoc te ontdekken en vragen te stellen. Liever een korte samenvatting van de eerste demo? Dan zorgen we voor een duidelijke recap met de belangrijkste inzichten en mogelijkheden, eventueel aangevuld met een demo-opname of overzichtelijk document. Zo kan je collega’s vlot meenemen in het verhaal.

Een demo inplannen is heel eenvoudig. Je kunt je aanvraag indienen via het formulier op onze website, of ons rechtstreeks contacteren via telefoon of e-mail. Laat ons weten op welke momenten het voor jou past, en we zoeken samen een geschikt tijdstip. Of je nu liever snel een online afspraak maakt of eerst wat meer info wil, we maken het je zo makkelijk mogelijk om kennis te maken met Quodoc.

Ja, zeker. Tijdens of na de demo geven we je graag een transparante prijsindicatie op maat van jouw organisatie. Op basis van het aantal vestigingen en toestellen (assets) dat je beheert, berekenen we een concreet voorstel volgens onze staffelprijsformule. Zo weet je meteen wat de implementatie van Quodoc financieel betekent voor jouw werking — zonder verrassingen achteraf. Uiteraard is deze offerte volledig vrijblijvend.

Ja, de demo van Quodoc is volledig gratis en zonder enige verplichting. Het is bedoeld als een eerste verkenning van wat het platform voor jouw organisatie kan betekenen. Je zit nergens aan vast: geen kleine lettertjes, geen verborgen kosten. We willen je gewoon op een heldere manier laten kennismaken met de voordelen van Quodoc, zodat jij zelf kan beoordelen of het past bij jullie noden en werking.

Start met een volledige inventaris van de medische hulpmiddelen. Voer daarna risicoanalyses uit, stel een onderhouds- en opvolgplan op en zorg voor duidelijke procedures rond melding en registratie. Betrek hierbij zowel de aankoopdienst als de technische en zorgteams.

Het inschakelen van een externe partner met kennis van MDR (bijvoorbeeld voor risicobeoordeling, audit of onderhoudsplanning) kan helpen om efficiënt en correct te voldoen aan de regelgeving.

Ja. Het personeel dat medische hulpmiddelen gebruikt of onderhoudt, moet goed geïnformeerd zijn over de juiste toepassing ervan volgens de MDR. Dit geldt zowel voor verplegend personeel als voor technische en administratieve medewerkers.

Opleiding over het herkennen van risico’s, correct gebruik en meldprocedures is essentieel om de veiligheid van bewoners te garanderen.

Een incident, zoals een defect of letsel bij gebruik, moet onmiddellijk worden gemeld aan de bevoegde instanties (zoals FAGG in België) en intern worden onderzocht. Deze meldingsplicht geldt ook voor gebruikers binnen een woonzorgcentrum.

Een goed incidentbeheer toont aan dat de instelling veiligheid ernstig neemt en helpt bovendien om herhaling te vermijden.

Zorgnstellingen moeten een actueel register bijhouden van alle medische hulpmiddelen in gebruik. Dit bevat o.a. informatie over type, fabrikant, serienummer, gebruiksdoel, onderhoudsstatus, risicoanalyse en eventuele incidenten.

Daarnaast moeten ook onderhoudsverslagen, opleidingsattesten en meldingen van afwijkingen zorgvuldig worden gearchiveerd.

Tweedehands medische hulpmiddelen mogen enkel gebruikt worden als ze voldoen aan de MDR-eisen. Dit betekent dat de herkomst, technische staat en conformiteit gecontroleerd en gedocumenteerd moeten zijn.

Een toestel mag niet zomaar hergebruikt worden zonder herkeuring of aangepaste risicobeoordeling. In sommige gevallen moet zelfs opnieuw een CE-conformiteit worden aangetoond.

Ja. Elke zorginstelling moet per medisch hulpmiddel een risicoanalyse uitvoeren, waarbij het gebruik, de doelgroep en het risico op verkeerd gebruik of defecten beoordeeld worden. Dit helpt om gepaste maatregelen te nemen qua onderhoud, opleiding en gebruiksinstructies.

Een risicoanalyse is geen eenmalige oefening, maar moet periodiek herbekeken worden, zeker wanneer de omstandigheden of het gebruik veranderen.

De MDR is strenger dan de vroegere richtlijn. Er is meer nadruk op traceerbaarheid, risicobeoordeling en het documenteren van incidenten. Elk toestel moet voorzien zijn van duidelijke labels, technische documentatie en – indien nodig – een CE-markering.

Ook wordt er verwacht dat zorginstellingen proactiever omgaan met controle en onderhoud van toestellen, en dat er een duidelijk systeem is voor meldingen van defecten of incidenten.

Alle toestellen die bedoeld zijn voor medische doeleinden vallen onder de MDR. Denk aan bloeddrukmeters, weegschalen, zuurstofconcentratoren, rolstoelen, maar ook bedden met medische functies of antidecubitusmatrassen.

Het is cruciaal om een inventaris te hebben waarin duidelijk wordt aangegeven welke toestellen als medisch hulpmiddel geklasseerd worden, zodat de juiste opvolging en onderhoud gegarandeerd is.

De MDR is van toepassing op fabrikanten, importeurs, distributeurs én gebruikers van medische hulpmiddelen. In woonzorgcentra gaat het dus vooral om de verantwoordelijkheid van het zorgpersoneel, de directie, technische dienst en aankoopdienst bij het gebruik en beheer van toestellen.

Ook als een toestel reeds in gebruik was vóór de invoering van de MDR, gelden er regels voor herkeuring, risicobeoordeling en opvolging.

De MDR (Medical Device Regulation, EU 2017/745) is een Europese regelgeving die de veiligheid en prestaties van medische hulpmiddelen waarborgt. Ze vervangt sinds mei 2021 de oude MDD-richtlijn (Medical Devices Directive) en stelt strengere eisen aan het ontwerp, de registratie, het gebruik en de opvolging van medische hulpmiddelen binnen de EU.

Voor zorginstellingen betekent dit dat ook zij verantwoordelijk zijn voor een correcte toepassing, registratie en opvolging van de medische hulpmiddelen die ze in gebruik hebben, zelfs als ze niet de fabrikant zijn.