Een historisch concertgebouw met hypermoderne technische eisen. Bij de AB groeide achter de schermen de behoefte aan één actueel overzicht dat voor elke afdeling realtime klopt. Zo pakten we die uitdaging samen aan.
De uitdaging: de zoektocht naar een gedeeld overzicht
De AB draait bijna elke avond een productie. Licht, geluid, video, takels en de infrastructuur van het gebouw moeten telkens klaarstaan en werken. Achter de schermen groeide het aantal assets en de hoeveelheid data mee, en daarmee de behoefte aan één gedeeld overzicht.
De informatie zat verspreid over statische Excellijsten per afdeling en administratieve software die niet toereikend was voor wie op de vloer werkt. Kennis over een toestel zat vaak bij één persoon. De afstemming tussen Licht, Geluid en Gebouw kostte daardoor onnodig veel tijd.
Onze aanpak: de software volgt de organisatie
Quodoc kwam niet binnen als het zoveelste losse systeem. We brachten eerst samen met de secties Licht, Geluid en Gebouw de bestaande flows in kaart: hoe wordt materiaal uitgegeven, hoe worden defecten gemeld, wie moet wat weten. Die werkwijze werd de basis voor de inrichting van het platform.
In een zaal als de AB moet de techniek de show dienen, nooit andersom. Een organisatie hoeft zich niet aan te passen aan software. Software moet de manier van werken versterken die al jaren bewezen heeft dat ze werkt.
— Roel Engelen – CEO van Quodoc
Gefaseerd uitgerold, sectie per sectie
Niemand ging in één weekend de hele AB scannen. We begonnen met Audio, daarna Licht en vervolgens Gebouw. Zo bleef het behapbaar, liepen producties gewoon door en was het resultaat meteen zichtbaar.
Of het nu om 300 of 30.000 assets gaat: wie stap voor stap werkt, ziet na de eerste sectie al rust op de vloer. Dat vertrouwen maakt de volgende stap vanzelfsprekend.
— Roel Engelen – CEO van Quodoc
Eén Virtueel Paspoort per toestel
Elk asset kreeg generieke en specifieke datavelden: aankoopdatum, serienummer, technische parameters en keuringstermijnen. Handleidingen en certificaten hangen eraan vast. Zo ontstond één bron van waarheid, op elk moment opvraagbaar via een scan aan het toestel zelf.
Een mengpaneel of een takel is geen regel in een spreadsheet. Met een Virtueel Paspoort wordt het een levend logboek dat zelf meedenkt: het systeem verwittigt wanneer een keuring nadert, zodat het team zich kan focussen op de productie.
— Roel Engelen – CEO van Quodoc
Wat dat oplevert op de vloer
Gastcrews: snel wegwijs, veilig afgeschermd
Dagelijks komen externe crews van internationale artiesten over de vloer. Via een scan krijgen zij toegang tot specificaties, handleidingen en de safe-to-use status van het materiaal dat ze die dag gebruiken. Ze kunnen een defect melden, maar zien geen financiële data of de inventaris van andere afdelingen.
Praktijkvoorbeeld: een grandMA full size van onboarding tot showtime
Om het tastbaar te maken: één lichtmengpaneel grandMA full size. Een kritisch asset, intensief gebruikt en onmisbaar tijdens producties.
1. Onboarding – het Virtueel Paspoort
2. Voorbereiding – informatie op de vloer
Een scan toont meteen of het paneel safe-to-use is, wanneer het laatst werd nagekeken, of er lopende meldingen zijn en welke documentatie beschikbaar is. Geen zoektocht, geen twijfel.
3. Tijdens de show – een probleem vastgesteld
Fader 12 reageert onregelmatig. Niet kritisch, wel op te volgen. Via een scan wordt ter plaatse een melding aangemaakt: technisch defect, opvolgen na de productie.
4. Opvolging – van ticket naar actie
De melding komt enkel bij de sectie Licht terecht, met de historiek van het toestel erbij. De taak wordt toegewezen, ingepland, hersteld en afgesloten, en schuift automatisch in het logboek van het paneel.
5. Inzicht voor het management – zonder extra werk
Omdat alle meldingen, interventies en onderhoudsmomenten gestructureerd worden bijgehouden, ontstaat vanzelf inzicht in betrouwbaarheid, onderhoudsfrequentie en kosten over de volledige levensduur. Beslissingen steunen op data in plaats van buikgevoel.
Eén systeem, volledige controle
De techniek focust op de show, de verantwoordelijken houden overzicht en het management krijgt grip op lange termijn. Of het nu om één mengpaneel gaat of om duizenden assets: het principe blijft hetzelfde.
Of je nu een kleine cultuurzaal bent of een groot festival, de uitdaging is dezelfde. Wij halen de ruis weg, zodat de techniek de show volgt en niet andersom.
— Roel Engelen – CEO van Quodoc