Beheer de volledige levencyclus van je assets dankzij de intuïitieve functies van Quodoc.

Eenvoudig te beheren via één centraal softwareplatform.
Afgestemd op de verschillende gebruikersprofielen binnen jouw organisatie.

Inventarisatie en hierarchie van je assets.

Een krachtig asset management systeem begint bij een overzichtelijke inventarisatie. Door je assets van bij de start helder in kaart te brengen én te structureren binnen een duidelijke hiërarchie, leg je de basis voor efficiënt beheer, onderhoud en opvolging.

DOWNLOAD ONZE WHITE PAPER OVER ASSETBEHEER

Assets

Elk asset is een uniek object. Waar een asset-type de generieke eigenschappen bundelt, spreken we hier over eigenschappen die van toepassing zijn op het individuele toestel of item.

Elk object krijgt op dit niveau een unieke identificatie - zoals een serienummer, QR-code of RFID-tag - en wordt gekoppeld aan specifieke gegevens zoals aankoopdatum, locatie, status, onderhoudshistoriek, uitgevoerde herstellingen enz.

Asset types

Een asset-type is een verzamelnaam voor een groep vergelijkbare objecten met gelijkaardige eigenschappen en gebruiksdoeleinden. Denk bijvoorbeeld aan ‘elektrisch verstelbare ziekenhuisbedden’ of ‘infuuspompen’.

Op dit niveau leg je algemene informatie vast die van toepassing is op elk individueel toestel van dat type: handleidingen, technische fiches, instructievideo’s, enz.

Asset categorieën

Een categorie binnen asset management is een overkoepelende classificatie die een groep van gelijkaardige assets bundelt op basis van functie, type of gebruik. Het dient als structuurlaag om overzicht te creëren en standaardisatie mogelijk te maken.

Een voor de hand liggende categorie in de zorgsector is bijvoorbeeld ‘Medische toestellen’. Of ‘Sanitair’.

Clusters / Ruimtes

Naast de hiërarchische indeling van assets in types en categorieën, kan het ook zinvol zijn om assets te clusteren. Denk bijvoorbeeld aan een cluster per kamer, afdeling, technische ruimte of ander vertrek in een (woon)zorgcentrum. Maar ook een interventiekoffer of een medische trolley kan een cluster zijn.

Een cluster is met andere woorden een groepering van meerdere assets op basis van hun fysieke locatie.

Assets verrijken met data en documenten, manueel (slepen) of via een koppelling (API) met je andere software

Binnen Quodoc kan je assets verrijken met zowel data als bijhorende documenten, wat een krachtige basis vormt voor doordacht assetbeheer

Voor elk objecttype specfieke datavelden

Dankzij de datavelden kan je per assettype en per individueel asset (op ID-niveau) specifieke informatie vastleggen, zoals technische parameters, locatiegegevens, onderhoudsintervallen of keuringseisen. Deze datavelden worden op hun beurt geactiveerdals filter voor zoekopdrachten en lijsten.

Manueel of automatisch

Documenten zoals handleidingen, attesten, onderhoudsrapporten of foto's kunnen eenvoudig toegevoegd worden – manueel via de gebruiksvriendelijke interface, of automatisch via een koppeling met bestaande software zoals een ERP, onderhoudssoftware, enz.

Functies die je het leven makkelijker maken

Onderhoud- of herstelverzoek

Medewerkers en externe gebruikers kunnen met het dashboard of de Quodoc APP serviceverzoeken aanmaken door een QR-code op een asset te scannen. Dit genereert automatisch een ticket in het Quodoc-ticketingsysteem (zie verder).

Technici kunnen dit ticket eenvoudig beheren, terwijl de melder continu op de hoogte blijft van de status van hun verzoek, wat zorgt voor transparantie en efficiëntie in het onderhoudsproces.

Incidentmelding

Volgens de Medical Device Regulation (MDR) moeten incidenten met medische apparatuur direct aan de fabrikant en het FAGG (Federaal Agenstchap Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten) worden gemeld.

Quodoc biedt een oplossing om deze meldingen eenvoudig en efficiënt te maken, waardoor de veiligheid en effectiviteit van medische hulpmiddelen gewaarborgd blijven.

Servicematrix

De servicematrix biedt een volledig overzicht van alle interventies op een asset, van ingebruikname tot einde levensduur.

Deze informatie kan eenvoudig worden geëxporteerd naar een Excel- of CSV-bestand, inclusief alle bijbehorende documenten zoals onderhoudsrapporten en serviceverslagen. Hierdoor ontstaat een gedetailleerd en compleet dossier van de asset.

Bewaar het overzicht over al je assets

Assets zoeken, filteren, exporteren.
Voorgedefiniëerde filterlijsten.
Automatische lijsten.

De zoekfunctie en de uitgebreide filterinstellingen helpen je je assets beter te organiseren en bieden snel toegang tot relevante informatie. Hierdoor bespaar je tijd en frustraties bij terugkerende taken. De mogelijkheid om filterinstellingen te bewaren zorgen ervoor dat Quodoc bijzonder krachtig en efficiënt is.

Zoeken

Snel specifieke assets vinden met sleutelwoorden. De Quodoc zoekfunctie verhoogt de efficiëntie en productiviteit dankzij snelle en directe toegang tot essentiële informatie.

Filteren instellen

De filterfunctie verfijnt zoekresultaten met criteria die je zelf bepaald, zoals datum, locatie, status en type asset. Zo bespaar je tijd door niet doorheen irrelevante informatie te moeten bladeren.

Lijsten maken en bewaren

Een gefilterde lijst kan bewaard worden. Gebruikers kunnen hierdoor herhaaldelijk dezelfde resultaten oproepen zonder opnieuw filters in te stellen. Per lijst kan je ook instellen welke gegevens/kolommen je wil zien in het resultaat.

Bulk download bestanden

Al je bestanden van een gefilterde lijst downloaden, met of zonder mappenstructuur. De Quodoc exportfunctie laat je de keuze.

Download / Exporteer lijsten

Lijsten nodig in Excell, CSV of PDF? Dat kan dankzij de handige exportfunctie. De door jouw gefilterde lijst wordt netjes geëxporteerd in het gewenste bestandsformaat, klaar voor verder gebruik.

Geautomatiseerde Interactie's. Meer grip, minder moeite.

Door processen zoals inspecties, meldingen, onderhoudsplanning en opvolging te automatiseren, krijgt jouw organisatie real-time inzicht in de staat van je assets én kun je sneller en doelgerichter ingrijpen.d.

Slimme triggers

geautomatiseerde workflows zorgen voor minder handmatig werk, minder fouten en meer controle. Slimme triggers en meldingen brengen de juiste informatie bij de juiste persoon, op het juiste moment. Zo kunnen technische teams sneller reageren, worden onderhoudstaken tijdig ingepland en blijft de historiek van elk asset altijd up-to-date.

Het resultaat? Meer beschikbaarheid van je assets, een langere levensduur en lagere operationele kosten – zonder extra administratieve druk.

Verrijking van data

In Quodoc speelt data-verrijking een essentiële rol bij het optimaliseren van de samenwerking en besluitvorming. Door ruwe gegevens te combineren met aanvullende informatie uit diverse interne en externe bronnen, wordt de kwaliteit en bruikbaarheid van de data aanzienlijk verbeterd.

API gestuurde content

De API van Quodoc (Application Programming Interface) zorgt ervoor dat data en documenten in twee richtingen kunnen worden uitgewisseld met andere softwarepakketten, zoals het lokale ERP of software voor servicerapporten.

Quodoc neemt alleen de gegevens over die relevant zijn voor het virtuele paspoort. Maar ook externe webdiensten maken er gebruik van wanneer ze data bij jou komen ophalen.

Voorbeeld API gestuurde data

Elke nacht ontvangt Quodoc via een externe service-applicatie (API) automatisch informatie over uitgevoerde herstellingen door de serviceafdeling. De bijhorende documenten en data worden verwerkt, aangevuld met gekende gegevens en toegevoegd aan het virtuele paspoort van de asset. Vervolgens stuurt Quodoc meldingen met downloadlinks naar alle betrokken partijen. Alle informatie is meteen beschikbaar in het gebruikersdashboard.

Voorbeeld triggers

Voor een bepaald assettype is om de 6 maanden onderhoud vereist. Deze onderhoudsfrequentie wordt opgenomen in de assettype-informatie. Telkens een technieker een onderhoud uitvoert, wordt de datum daarvan geregistreerd op het asset zelf. Dankzij deze twee gegevens kan Quodoc automatisch meldingen versturen bij naderend onderhoud en prioriteitslijsten opstellen.

Slim gebruikersbeheer

Geef snel de juiste rechten aan de juiste profielen voor App en Dashboard

Alle gebruikertypes op één platform,
beveiligd met tweevoudige verificatie (2FA)

Quodoc faciliteert samenwerking tussen alle stakeholders: fabrikanten, overheidsinstanties, medewerkers, gebruikers. Niet alleen door hen een beveilgde toegang te geven (2FA) maar ook de mogelijkheid om informatie toe te voegen of te downloaden. Dit zorgt voor een rijkere, nauwkeurigere dataverzameling essentieel voor compliance en risicobeheer.

Gebruikersspecifieke Dashboards en App's

De op maat gemaakte dashboards en App's van Quodoc zijn specifiek afgestemd op de behoeften van elke stakeholder. Hierdoor kan elke gebruiker snel toegang krijgen tot de informatie én de functies die voor hen het meest relevant is, zonder overweldigd te worden door overbodige details.

Gebruikers en gebruikersgroepen beheren

Met onze oplossing kun je zelf bepalen welke rechten gebruikers of gebruikersgroepen standaard krijgen. Dit geeft je volledige controle over de toegang tot jouw informatie. Dankzij deze intuïtieve aanpak wordt het beheer van gebruikersrechten eenvoudig, terwijl de veiligheid en integriteit van je gegevens gewaarborgd blijven.

Gepersonaliseerde Meldingen

Stakeholders kunnen gepersonaliseerde meldingen instellen zodat zij alleen updates ontvangen die voor hen van belang zijn. Dit helpt om de communicatie efficiënt en doelgericht te houden, waardoor er minder kans is op gemiste of irrelevante berichten.

Ticketing voor je assetbeheer

Van melding tot oplossing – elke stap gedocumenteerd.

Het ticketsysteem van Quodoc is ontworpen om onderhoudsverzoeken op een gestructureerde en efficiënte manier te verwerken. Verzoeken kunnen afkomstig zijn van verschillende stakeholders binnen en buiten de organisatie: bezoekers, externe partijen of interne medewerkers. Deze veelzijdige input zorgt ervoor dat problemen snel gesignaleerd en opgevolgd kunnen worden, ongeacht wie ze aanbreng

_______________

Iedereen op de hoogte

Wanneer een intern personeelslid een ticket aanmaakt, kan er meteen een verantwoordelijke technicus aan gekoppeld worden. Hierdoor gaat er geen tijd verloren tussen het signaleren van een probleem en het toewijzen van een oplossing. De technische dienst ontvangt automatisch een notificatie van elk nieuw ticket, zodat niemand iets mist en de opvolging snel kan starten.

Duidelijke status

Elk ticket doorloopt een duidelijke statusflow: open, in behandeling of afgesloten. Deze status is zichtbaar voor alle betrokkenen, zodat de opvolging transparant en overzichtelijk blijft. De melder kan, indien gewenst, updates ontvangen over de voortgang van zijn of haar verzoek, wat zorgt voor extra betrokkenheid en vertrouwen in het proces.

Flexibiliteit

Bovendien biedt het systeem flexibiliteit binnen het team: een interne technicus kan zijn of haar ticket eenvoudig doorgeven aan een collega, bijvoorbeeld wanneer de planning verandert of specifieke expertise vereist is. Dankzij een gebruiksvriendelijk filtersysteem behoudt de technische dienst altijd het overzicht over alle lopende en afgeronde tickets.

Logboek

Tot slot wordt elk ticket automatisch gelogd in het digitale logboek van de bijbehorende asset. Dit zorgt voor een sluitende historiek van alle meldingen, onderhoudsacties en verantwoordelijkheden, wat niet alleen handig is voor interne opvolging, maar ook onmisbaar in het kader van audits en preventief onderhoud.

Bezorg asset documenten in één beweging aan collega's, klanten of externen

Alleen in Quodoc kan je bestanden die in verschillende mappen of subfolders zijn opgeslagen met twee klikken samenbrengen in een nieuwe (verzamel)map. Zonder ze daarvoor te moeten verplaatsen of kopiëren. Vergelijk het met online shoppen: daar vul je je winkelmand ook vanop verschillende pagina's in de webshop.

De verzamelmap (je winkelmandje zo je wil) kan je vervolgens downloaden voor eigen gebruik of verzenden naar collega's, klanten, leveranciers of andere betrokkenen.

Verzamelen

Documenten die je gegroepeerd wil downloaden of aan iemand bezorgen, verzamel je door ze in Quodoc te selecteren, net zoals u in een webshop producten selecteert. Je kan dus bestanden aanklikken in verschillende mappen die je in Quodoc hebt aangemaakt.

Quodoc stelt hiermee een nieuwe, tijdelijke map samen, die je meteen kan downloaden naar je eigen computer of verzenden naar één of meerdere e-mailadressen. Ongeacht de grootte van de bestanden.

Verzenden

Verzenden van de volledige verzamelmap kan naar één of meerdere e-mailadressen gelijktijdig. Het e-mailbericht dat de bestemmeling krijgt kan uitgevoerd worden in je eigen huisstijl.

Downloaden

Heb je de verzamelde bestanden nodig voor eigen gebruik? Gebruik dan de ingebouwde downloadfunctie. De verzamelmap wordt integraal gedownload naar het gewenste apparaat.

BenIEUWD HOE QUodoc tegemoetkomt aan jouw verwachtingen ?

Contacteer ons voor een vrijblijvend babbel.

We maken graag tijd voor een online gesprek, demo of een bezoekje bij jou op kantoor.

info@quodoc.com of op het nummer +32 11 850 350. Het verplicht je tot niets.