Veel gestelde vragen over Quodoc.

Algemeen­­ —

  • Voor welk type organisaties is Quodoc bedoeld?
    • Quodoc is bedoeld voor elke organisatie die veel materiaal of apparatuur ter beschikking stelt van eigen medewerkers of derde partijen. Quodoc vereenvoudigt de administratieve flow van documenten en data die hieraan verbonden is aanzienlijk voor alle betrokkenen. 
  • Welke objecten kan ik voorzien van een Virtueel Paspoort?
    • Elk willekeurig object (machine, gereedschap, apparaat, toestel, product, ...) waarvan je informatie wil of moet verschaffen aan gebruikers of derden, kan je dankzij Quodoc voorzien van een virtueel paspoort. Gebruik daarvoor het bestaande inventaris- of serienummer, of creëer zelf een uniek nummer per object. Daar koppel je vervolgens alle relevante info aan.
  • Welke informatie kan ik toevoegen aan het virtueel paspoort?
    • Alle info in om het even welk bestandsformaat: PDF, DOC, XLS, JPG, PNG enz. En daar bovenop alle mogelijke info die is opgeslagen in individuele database-velden. Deze info kan handmatig toegevoegd worden via de Quodoc Object Manager.
    • Ook je bestaande interne datasysteem kan automatisch gesynchroniseerd worden met Quodoc. Het is dus niet nodig om dubbele databases op te zetten en te onderhouden.
    • Werk je met externe partijen (denk bv. aan onderhouds- of keuringsbedrijven) die je verslagen, keuringsbewijzen of andere documenten digitaal ter beschikking stellen? Dan kan ook deze informatie-uitwisseling automatisch gesynchroniseerd worden met Quodoc.
  • Wij hebben al een gedeeltelijke oplossing, kan ik Quodoc hieraan koppelen?
    • Ja, dat kan. Onze API laat toe om externe systemen naadloos te koppelen. Zo kan je alle functionaliteiten van Quodoc gebruiken, zonder je eigen werkwijze te veranderen.
  • Wat zijn de voordelen van een Virtueel Paspoort voor objecten?
    • Eenvoudig beheer van info, maximale tijdwinst, extra service voor je klanten
      Dankzij het Virtueel Paspoort van Quodoc centraliseer je geautomatiseerd alle beschikbare informatie over een voorwerp. Zonder dat je daarvoor je bestaande werkwijze moet aanpassen. Op basis van bestaande serienummers, interne inventarisnummers of andere indentificatiemethodes, stelt Quodoc alle informatie over opbjecten ter beschikking van eender wie die nodig heeft. Op het moment dat hij of zij die nodig heeft.
  • Moet ik voor Quodoc nieuwe software installeren?
    • Quodoc is een cloud-oplossing. Voor het gebruik ervan volstaat een browser en een internetverbinding. Daarin beheer je moeiteloos de Virtuele Paspoorten van talloze objecten. 
  • Welke app moet de eindgebruiker installeren?
    • Via de Quodoc app krijgt de eindgebruiker (medewerkers, klanten, derde partijen) toegang tot de de informatie die u over elk object beschikbaar stelt in hun Virtueel Paspoort. De Quodoc app is gratis beschikbaar voor iOS en Android en kan gedownload worden via de App Store en Google Play.
  • Kan ik de APP voorzien van mijn eigen label en huisstijl?
    • Op aanvraag en mits een meerprijs kan de app white label aangeboden worden, volledig in uw huisstijl en installeerbaar vanuit de App Store en Google Play uit uw naam.

      Eindgebruiker —

      • Hoe kan een eindgebruiker documenten of andere info over een object opvragen? 
        • De eindgebruiker kan alle info die je als beheerder over een object beschikbaar stelt opvragen via de Quodoc app op zijn smartphone. Dat kan op twee manieren: door het scannen van een code (QR-code, barcode) of door het intypen van een uniek nummer (serienummer, inventarisnummer, ...).
      • Welke onderdelen van het Virtuele Paspoort kan een eindgebruiker raadplegen?
        • Alle info die je als beheerder ter beschikking stelt kan geraadpleegd worden door de personen die je daar toelating voor geeft. Als beheerder kan je de toegangsrechten tot elk document, of groep van documenten, instellen per individuele gebruiker of per groep van gebruikers. 
      • Heeft een eindgebruiker altijd een gebruikersaccount nodig?
        • Dat is niet noodzakelijk. Om het vertrouwelijke verslag van die keuring te kunnen raadplegen heeft een eindgebruiker dan een gebruikersaccount nodig. Als beheerder bepaal je zelf welke informatie iedereen kan zien en welke je alleen toegankelijk maakt voor specifieke gebruikers.
      • Kan ik werken met beveiligde zones, enkel zichtbaar voor bepaalde gebruikers ?
        • In Quodoc heb jij als beheerder de volledige controle over wie toegang krijgt tot welke informatie. In het gebruikerssysteem stel je heel eenvoudig toegangsrechten in per folder of subfolder van een object-map. 
      • Wat is de 'snel-info' functie in de app?
        • De snel-info geeft je de mogelijkheid om op de resultaatpagina (de eerste pagina die je ziet na een scan) eerstelijnsinformatie te tonen zonder dat de eindgebruiker daarvoor documenten moet openen. Bijvoorbeeld de geldigheidstermijn van een keuringsbewijs, zonder dat je daarvoor het keuringsbewijs zelf moet openen en daarin naar die termijn op zoek moet gaan. 
      • Kan een eindgebruiker de opgevraagde informatie (documenten) delen met anderen?
        • Via de deelfuncties van zijn of haar smartphone (mail, sms-berichten, WhatsApp, Google Drive e.a.) kan een geregistreerde gebruiker de beschikbaar gestelde info delen met derden. De documenten worden als bijlage meegestuurd. Het delen van informatie met personen of diensten die daarover moeten beschikken kan ook geautomatiseerd worden.

          Beheerder —

          • Hoe kan ik info ter beschikking stellen van een eindgebuiker?
            • Rechtstreeks in de Quodoc manager door het aanmaken van objectmappen (werking is vergelijkbaar met het aanmaken van folders op je desktop).
            • Via een koppeling met je bestaande bedrijfssoftware. Je werkt dan verder met je vertrouwde systeem maar je kan toch optimaal gebruik maken van de functionaliteiten van Quodoc. 
          • Wat is een uniek identificatielabel en hoe ken ik het toe aan een object?
            • Het unieke identificatielabel is het Virtueel Paspoortnummer van een object. Dat kan een serienummer zijn, een inventarisnummer of een zelf gekozen letter- en/of cijfercombinatie. Deze unieke 'code' kan je op een object aanbrengen in de vorm van een QR-code, een barcode of een sticker met je eigen cijfer/lettercombinatie. Als je werkt met het serienummer dat al door de fabrikant is aangebracht, moet je geen extra actie ondernemen.
            • Via de Quodoc Object Manager wordt er per object een folder aangemaakt, met dezelfde naam als het unieke label van het object. In deze folder kan alle informatie gedropt worden die aan het object verbonden is. Dit proces verloopt automatisch indien er gewerkt wordt met een koppeling met je bestaande beheersysteem.
          • Kan ik werken met een bestaand serie- of inventarisnummer als unieke identificatie?
            • De Quodoc-technologie is onafhankelijk van de gebruikte identificatiemethode. Voor de identificatie van objecten kan je dus werken met de vertrouwde nummering of labeling die je al gebruikt binnen jouw organisatie, met bestaande serie- of inventarisnummers of met eender welke andere vorm die een unieke identificatie toelaat.
          • Hoe scherm ik informatie af voor bepaalde gebruikers?
            • In het gebruikerssysteem van Quodoc kan je gebruikers aanmaken en hen individueel of per groep rechten toekennen. Zo krijgen je eigen techniekers bijvoorbeeld toegang tot de volledige info over alle apparaten die ze moeten onderhouden, maar krijgt de (eind)gebruiker van het apparaat bijvoorbeeld alleen het laatste keuringsrapport te zien.
          • Wat is snel-info en hoe voeg ik die toe aan een Virtueel Paspoort van een object?
            • De functie 'snel-info' laat toe om eerstelijns-informatie te tonen aan een gebruiker van een object, zonder dat die daarvoor documenten moet openen. Hiervoor is er een extra intelligentielaag voorzien bovenop elke object-folder. In deze intelligentielaag kan je zelf bepalen welke data in de snel-info moeten opgenomen worden.
          • Kan ik mijn bestaande beheersoftware blijven gebruiken (ERP, eigen database, ...)?
            • Dat kan. Via de Quodoc API zorgen wij voor een naadloze koppeling met je vertrouwde beheersoftware.
          • Ik heb een bestaand systeem maar dat bevat niet alle info, kan ik rechtstreeks extra info toevoegen via de Quodoc Object Manager?
            • Ja, dat kan. In de Quodoc Object Manager kan je immers makkelijk verschillende vormen van informatie toevoegen combineren. De geautomatiseerde link met je eigen database kan je bijvoorbeeld combineren met het manueel toevoegen van eigen documenten of informatie van derde partijen aan een of meerdere object-folders.
          • Kan ik de Quodoc Object Manager ook stand-alone gebruiken naast mijn bestaande beheersysteem?
            • Uiteraard! Voor wie nog geen geautomatiseerd beheersysteem gebruikt, is de Quodoc Object Manager sowieso een stand-alone oplossing. Dus die kan net zo goed stand-alone gebruikte worden naast een ander systeem. En dat op termijn eventueel overnemen.