Mijn eerste 100 dagen in de woonzorgsector in 8 bevindingen over zorg, werkdruk en assetmanagement in Vlaamse woonzorgcentra

Honderd dagen. Dat is niet lang genoeg om een sector te doorgronden, maar wel lang genoeg om te stoppen met veronderstellen.

Sinds ik binnenstapte bij Quodoc heb ik vooral gedaan wat me het meest logische leek: kijken en luisteren. Tientallen gesprekken met directies, hoofdverpleegkundigen en mensen van de technische dienst. Bezoeken aan woonzorgcentra in stad en dorp, groot en klein. Congressen, beurzen, koffies aan de balie die uitliepen tot rondleidingen.

Wat ik zag, verraste me. Soms aangenaam, soms minder.

Hieronder acht bevindingen: vier persoonlijke observaties over hoe het voelt in een woonzorgcentrum, en vier professionele over hoe het draait. Die tweede vier gaan bijna allemaal over hetzelfde onderliggende thema: assetmanagement in het woonzorgcentrum. Niet omdat ik dat verkoop, maar omdat het telkens spontaan bovenkwam.

1. Zorg staat onvoorwaardelijk op nummer één

Wat er ook misloopt op de achtergrond - een tillift die het begeeft, een leverancier die niet komt opdagen, een planning die in duigen valt - de bewoner merkt er niets van. De menselijke zorg en het welzijn van de mensen die er wonen, komen altijd eerst. Zonder discussie, zonder afweging.

Ik heb dat meermaals live zien gebeuren. Een verpleegkundige die midden in een gesprek met mij vriendelijk excuseert omdat mevrouw uit kamer 14 haar nodig heeft. En die vijf minuten later terugkomt alsof er niets gebeurd is.

Dat is geen detail. Het is de lens waardoor je élk voorstel aan deze sector moet bekijken. Wie hier binnenkomt met een oplossing die tijd kost in plaats van tijd oplevert, mag meteen weer vertrekken. En terecht.

2. Altijd een warm en open onthaal

Ik heb in mijn loopbaan heel wat sectoren van binnen gezien. Nergens sta ik zo snel binnen als hier. De deuren staan open, letterlijk en figuurlijk. Je krijgt koffie voor je je jas hebt uitgedaan, en je krijgt een rondleiding voor je erom hebt gevraagd.

Die gastvrijheid is geen commerciële beleefdheid. Ze is de professionele reflex van mensen die de hele dag met ontvangen bezig zijn: bewoners, familie, huisartsen, vrijwilligers, leveranciers.

Concreet advies voor wie iets wil betekenen voor deze sector: ga langs. Niet bellen, niet mailen, niet demo'en via een scherm. Ga staan waar het gebeurt, in de gang, aan de bergruimte, bij de technische dienst. In één bezoek leer je meer dan in tien webmeetings.

3. Innovatie staat op de agenda, maar blijft steken

Op elk congres dat ik bijwoonde, ging minstens één sessie over digitalisering. In elk directiegesprek kwam het thema spontaan ter sprake. De wil is er, de urgentie wordt gevoeld, de woorden zijn bekend.

En dan? Dan blijkt het concretiseren de echte uitdaging. Er is geen tijd om een project te trekken. Er is geen duidelijke eigenaar. Er zijn drie andere dossiers die dringender lijken. En dus verhuist het punt naar de volgende agenda.

Wat wél werkt, zag ik in een woonzorgcentrum dat niet begon met een groot digitaliseringsplan, maar met één afdeling en één categorie toestellen. Klein genoeg om binnen een maand af te ronden, zichtbaar genoeg om intern iets los te maken. Begin bij één ding dat je vóór de zomer af krijgt. Dat is oneindig veel meer waard dan een masterplan dat blijft liggen.

4. Technologie wordt nog te vaak als concurrent van het zorgbudget gezien

Dit is de bevinding die me het meest is bijgebleven. In veel gesprekken zit dezelfde onuitgesproken rekensom: elke euro die naar technologie gaat, gaat niet naar zorg.

Die reflex is volkomen logisch. Als je budget krap is en je mensen lopen op hun tandvlees, dan geef je dat geld liever uit aan handen aan het bed.

Alleen klopt de rekensom niet. Technologie stáát ten dienste van die zorg. Een verpleegkundige die geen halfuur meer zoekt naar een bloeddrukmeter, wint dat halfuur voor haar bewoners. Reken één keer uit hoeveel uren per week uw team kwijt is aan zoeken, bellen en nabellen. Dat cijfer is geen ICT-cijfer. Dat is een zorgcijfer.

5. Structureel handen tekort, en een permanente zoektocht naar efficiëntie

De werkdruk is hoog. Dat is geen nieuws, dat staat al jaren in de krant. Wat me wél opviel, is hoe actief er wordt gezocht naar oplossingen. Niemand berust. Overal wordt geschoven met uurroosters, geëxperimenteerd met taakdifferentiatie, geprobeerd om logistiek van zorg te scheiden.

Maar de zoektocht gebeurt vaak op gevoel, omdat de cijfers ontbreken. Men vermoedt dat er tijd verloren gaat, men wéét het niet.

Doe daarom eerst een meting voor u iets verandert. Laat één team een week lang noteren hoeveel keer ze iets moeten zoeken dat er zou moeten zijn. Die lijst is meestal confronterend genoeg om een beslissing te versnellen die anders nog een jaar was blijven hangen.

6. Assetmanagement in het woonzorgcentrum mist overzicht en voorspelbaarheid

Hier komt bijna alles samen. Bedden, tilliften, rolstoelen, matrassen, medische apparatuur, koelkasten, ICT-materiaal: samen vertegenwoordigt dat een fors deel van het vermogen van een woonzorgcentrum. En toch is assetmanagement in het woonzorgcentrum zelden gestructureerd georganiseerd.

Waar staat toestel X? Is het gekeurd? Wanneer moet het volgende onderhoud gebeuren? Wie is de laatste die eraan gewerkt heeft? In veel huizen zit dat antwoord in het hoofd van één iemand. En die neemt ooit verlof, of vertrekt.

Het lastigste is niet eens het overzicht, het is de voorspelbaarheid. Zonder zicht op de onderhoudskalender word je permanent verrast, en verrassingen zijn duur. Begin met de toestellen waarvan een defect meteen impact heeft op een bewoner. Dat is uw kortste weg naar rust.

7. De operationele aansturing leunt nog op papier en Excel

Dagplanningen op een geprint blad. Taken op een whiteboard. Een Excel met onderhoudsdata die één iemand bijhoudt en drie mensen kopiëren. Ik heb ze allemaal gezien, en vaak in huizen die verder erg goed draaien.

Papier en Excel zijn niet dom. Ze werken, tot ze niet meer werken: bij ziekte, bij een uitbreiding, bij een audit, bij een nieuwe medewerker die het systeem-achter-het-systeem niet kent. Dan blijkt het foutgevoelig, en vooral: niet deelbaar.

De test is simpel. Neem één proces - bijvoorbeeld de keuringen van dit jaar - en vraag u af of iemand anders het morgen zou kunnen overnemen, alleen op basis van wat er is vastgelegd. Kan dat niet, dan zit dat proces niet in uw organisatie, maar in een hoofd.

8. De budgetallocatie voor ondersteunende technologie is suboptimaal

Tot slot de moeilijkste. Investeringen in ondersteunende technologie worden geboekt als kost, en dus beoordeeld als kost. Terwijl het in de praktijk een hefboom is om zorg op termijn betaalbaar én werkbaar te houden.

Het verschil zit in de vraag die u stelt bij de beslissing. Niet: wat kost dit? Wel: wat kost het ons vandaag om dit niét te hebben? Aan zoektijd, aan noodherstellingen, aan te vroeg afgeschreven materiaal, aan administratie bij een inspectie.

Zet die twee cijfers naast elkaar in uw volgende budgetbespreking. In de dossiers die ik de voorbije maanden zag, viel dat vergelijk opvallend vaak uit in het voordeel van investeren. Niet omdat technologie zo mooi is, maar wanorde zo duur.

Honderd dagen verder

Mijn belangrijkste conclusie na deze eerste honderd dagen: de sector heeft geen gebrek aan goede wil, aan vakmanschap of aan gezond verstand. Wat ontbreekt is tijd om stil te staan bij de dingen die op de achtergrond draaien.

Daar wil ik graag bij helpen, en de beste manier om dat te doen is opnieuw: langsgaan en luisteren.

We maken graag tijd voor een online gesprek, demo of een bezoekje bij jou op kantoor.
Contacteer ons op roel.engelen@quodoc.com of op het nummer +32 478 45 15 25.

Het verplicht je tot niets.