Ergens in jouw gebouw hangt een keuringsattest in een mailbox. Een handleiding zit in een map op een schijf waarvan drie mensen de weg kennen. En het overzicht van je toestellen staat in een Excel die je eigenlijk al twee weken had moeten bijwerken.
Het werkt. Tot iemand vraagt wanneer dat ene bed voor het laatst gekeurd is.
En dus denk je er wel eens aan om over te stappen op een echt systeem. Maar meteen daarna denk je aan de rest: een IT-project, een inventarisatie van 800 toestellen, weerstand van collega's die hun papieren checklist niet willen afgeven. Dus blijft het bij denken.
Daar hebben we goed nieuws over.
Starten met Quodoc vraagt geen project, geen voorkennis en geen tweede persoon. Negen stappen, elk apart uit te voeren, samen minder dan 45 minuten. En op het eind staat er één asset live: met een eigen virtueel paspoort, een unieke code, een QR-code op het toestel, de juiste documenten erbij, een collega met toegang en een testticket dat de hele cirkel van melding tot afhandeling heeft doorlopen.
Je hoeft er zelfs niet eerst over te lezen. Je werkt gewoon mee, stap per stap. Hieronder de volledige route.
Stap 1 - Log in en verken het dashboard (± 2 min)
Navigeer naar app.quodoc.com en log in met dit e-mailadres [snelstart@quodoc.com] en dit paswoord [Eenvoud&Efficiëntie].
Dat is de hele eerste stap.
Wat je dan ziet, is meteen het punt: vier kerncijfers op één scherm. Hoeveel assets je in beheer hebt, welke taken vandaag op de planning staan, hoeveel tickets openstaan, en wat de AI Assistentie je concreet voorstelt. Daaronder het blok 'Vraagt jouw aandacht', met wat prioriteit heeft.
Neem er twee minuten voor en vergelijk het even met je huidige situatie. Om diezelfde vier vragen vandaag te beantwoorden, open je een Excel, een mailbox en een map met attesten. En dan nog steeds met een voorbehoud.
Hier klik je nergens voor. Je kijkt gewoon.
Stap 2 - Bouw de locatiestructuur op: van site tot ruimte (± 5 min)
Tandwiel rechtsboven → Instellingen → Locaties. Daar bouw je je boom op in niveaus: site, gebouw, verdieping, zone, ruimte.
Dit is de stap die later het meeste tijd uitspaart, en dat is niet meteen zichtbaar. Elke asset erft zijn locatie automatisch van de plek waar hij aan hangt. Je vult die dus nooit meer per toestel in. Geen kolom 'verdieping' die je 220 keer moet aanvullen en die na de eerste verhuis niet meer klopt.
Onze tip: denk in dezelfde structuur als je organogram. Dan kan je later per afdeling rapporteren zonder dat je je boom moet herbouwen.
Vijf minuten voor de basis is ruim voldoende. Je hoeft niet elke bergruimte van het hele domein in één keer te voorzien.
Stap 4 - Maak het eerste Virtueel Paspoort aan, met unieke code en QR-code (± 10 min)
Klik op + Asset-ID en kies je asset-type. De code wordt automatisch voorgesteld. Je vult aan: cluster, locatie, ingebruiknamedatum, serienummer.
Dat is het. Eén asset toevoegen genereert meteen een volledig virtueel paspoort, met een unieke code en een QR-code.
Dit is de stap waar de meeste tijd in gaat, en tegelijk de stap waar je het meest voorzichtig moet zijn met je eigen ambitie. Ons advies: begin met vijf tot tien kritieke of veiligheidsgebonden assets. Niet met alles. Die eerste handvol geeft je het snelste tastbare resultaat, en precies dat heb je nodig om je team mee te krijgen.
De volledige inventaris volgt later. Op jouw tempo.
Stap 6 - Plaats de QR-code op het toestel (± 5 min)
Eerst een keuze per asset: moet het paspoort publiek scanbaar zijn? Dan kunnen ook medewerkers zonder account het raadplegen.
Daarna print je de QR-code, of je gebruikt de exportfunctie. Plakken doe je zichtbaar op of naast het toestel. Voor een hele reeks tegelijk: selecteer je assets in de lijst, klik op Labels, kies een labelsjabloon en het aantal exemplaren, en druk af of download als PDF.
En dan volgt het moment waarop de discussie over 'een nieuw systeem' meestal stopt. Eén operationeel teamlid dat scant en meteen de handleiding of het meldingsformulier op zijn scherm ziet, overtuigt sneller dan elke uitleg die jij erover geeft. Voor het eerst geeft dat systeem hen iets, in plaats van iets te vragen.
Stap 8 - Doorloop de volledige cirkel met een testticket (± 5 min)
Maak een testticket aan vanaf een asset paspoort, of via Opvolging → Tickets.
Ken het toe aan een technieker en volg de status: nieuw, ingepland, afgehandeld. Dat is de hele cirkel, van melding tot afhandeling, in vijf minuten en zonder dat er echt iets stuk is.
Bekijk daarbij zeker beide weergaven. De lijstweergave en de kanban laten dezelfde tickets zien, maar passen bij een ander soort werkdag. Kies wat aansluit bij de dagelijkse routine van je team, niet bij wat op een demo het mooiste oogt.
Na deze stap weet je niet alleen dát het werkt. Je hebt het zelf zien werken, met je eigen toestel en je eigen collega.
Stap 9 - Sluit af met de AI-Assistentie: vraag het in gewone taal (± 2 min)
Sterretje-icoon rechtsboven. En dan typ je gewoon wat je wil weten.
"Assets met keuring verlopen." Of: "open tickets met hoge prioriteit."
Wat je terugkrijgt is geen algemeen antwoord over hoe je dat zou kunnen opzoeken, maar meteen een bruikbare lijst. Geen filters combineren, geen rapport bouwen, geen draaitabel.
Twee minuten, en de vraag die je vandaag een halve namiddag kost, is een zin geworden.
Twee vuistregels en de fout die bijna iedereen maakt
De vuistregels zijn simpel. Eén: bouw je locatiestructuur zoals je organogram, dan werkt je rapportage later mee in plaats van tegen. Twee: begin met vijf tot tien kritieke of veiligheidsgebonden assets, want die geven je team het snelste iets tastbaars om op te kijken.
De klassieke beginnersfout?
Eerst alles willen inventariseren voor je begint. Alle toestellen, alle documenten, alle collega's, in één beweging. Dat is precies het grote IT-project dat je vreesde, en je hebt het zelf uitgevonden.
Eén asset live is een resultaat, geen halve start. En van daar bouw je verder op eigen tempo. Herhaal stap drie tot en met zes voor je volgende kritieke assets, dat gaat dan een pak sneller, want je types en je structuur staan al. Nodig de rest van het team uit zodra ze eraan toe zijn, telkens met de passende rol.
Dus de vraag is niet of je er tijd voor hebt. De vraag is welk toestel je als eerste een paspoort geeft. Wil je het liever eerst eens zien draaien voor je zelf inlogt? Vraag dan een korte online kennismaking aan, dan lopen we die negen stappen samen door, op jouw assets.
Drie kwartier. Dat is wat je vandaag kwijt bent aan het zoeken van één attest.