Van post-its op de balie naar 20 seconden aan het bed

Incidenten melden in je woonzorgcentrum

Een zorgbed dat niet meer omlaag kan. Een tillift die stroef loopt. Een tv die plots geen beeld meer geeft.

Kleine incidenten die voorkomen in elk woonzorgcentrum. Vaker dan je zou denken. En het is meestal niet het defect zelf dat het meeste tijd kost. Het is de weg van de melding naar de hersteller.

Want hoe verlopen incidenten melden in een woonzorgcentrum vandaag? Via een post-it op de balie. Een telefoontje naar iemand die net in vergadering zit. Een briefje aan het onthaal. Of een lijstje dat pas de volgende ochtend wordt bekeken, als de ochtendzorg alweer voorbij is.

Dat kost zorgmedewerkers tijd die ze liever aan hun bewoners zouden besteden. Want daar ligt hun hart. Niet bij de administratie van dingen die niet functioneren.

Wat er onderweg verloren gaat

De technische dienst krijgt in dat scenario zelden een volledig verhaal. 'Er is een bed stuk op de tweede.' Welk bed precies? Op welke kamer? Wat scheelt er juist: de motor, de handbediening, een wieltje?

Dus komt de technieker kijken, stelt vast dat hij het verkeerde onderdeel bij heeft, en gaat terug. Twee verplaatsingen voor één ingreep.

Ondertussen stapelen de dubbele meldingen zich op. Drie mensen melden hetzelfde defect, of drie mensen melden elk iets anders over hetzelfde toestel. Niemand weet wat er al gemeld is, want er is geen plek waar dat staat.

En dan is er nog het defect dat blijft liggen. Niet uit onwil, maar omdat het briefje onder een ander briefje raakte. Dagen later staat een tillift nog altijd stil terwijl de zorg hem nodig heeft. Materiaal dat niet inzetbaar is op het moment dat het moet werken.

Het gevolg voor de technische dienst: een dag die reactief geïmproviseerd wordt in plaats van gepland. Wie de hele dag brandjes blust, komt nooit toe aan preventief onderhoud. Waardoor er meer brandjes komen. En zo draait het rondje.

Waarom een extra formulier of een extra mailbox niet helpt

De klassieke reflex is een centrale mailbox, een Excel-lijst of een papieren meldingsformulier in het personeelslokaal. Op papier logisch. Maar in de praktijk voegt het net dat beetje drempel toe waar de oplossing op stukloopt.

Want de zorgmedewerker staat aan het bed, met handschoenen aan, tussen twee bewoners. De laptop staat drie deuren verder. Alles wat vraagt om weg te lopen, in te loggen en een veld met 'omschrijving van het probleem' in te vullen, wordt uitgesteld tot na de ronde. En na de ronde is er iets anders.

Bovendien lost een mailbox het identificatieprobleem niet op. Een mens die typt 'bed kamer 214' geeft geen serienummer, geen merk, geen bouwjaar en geen onderhoudshistoriek mee. Die informatie zit niet in het hoofd van de zorgmedewerker, en dat hoeft ook niet. Ze zit op het toestel.

En het derde mankement: e-mail en Excel hebben geen geheugen dat aan een toestel hangt. Ze hebben een geheugen dat aan een datum hangt. Daardoor ziet niemand ooit dat het bed op 214 dit jaar al de vierde keer defect is. Wat nochtans precies de informatie is die je nodig hebt om te beslissen of je nog eens herstelt of gewoon vervangt.

Elke asset zijn eigen Virtueel Paspoort

In Quodoc krijgt elk toestel zijn eigen Virtueel Paspoort. Bedden, tilliften, rolstoelen, baden, koelkasten, tv's: alles wat een label kan dragen, heeft een identiteit in het systeem. Indien gewenst ook de infrastructuur, van lichtschakelaar tot garagepoort.

Melden gebeurt daardoor aan het toestel zelf. De zorgmedewerker scant het label met haar smartphone, duidt aan wat er scheelt, voegt eventueel een foto toe en verstuurt. Minder dan twintig seconden. Geen telefoon, geen briefje, geen wandeling naar het onthaal.

Aan de andere kant komt er bij de technische dienst een ‘ticket’ binnen, dat automatisch in de planning gaat. Met het juiste toesteltype erbij, de juiste locatie en een omschrijving die klopt. De technieker weet vóór hij vertrekt wat hij mee moet nemen.

Dat ticket is opvolgbaar: wie kreeg het toegewezen, wie pakt het op, wat is de status, wanneer werd het opgelost? De melder ziet dat haar melding is aangekomen en ziet wanneer ze afgehandeld is. Alleen dat al haalt het grootste deel van de dubbele meldingen weg.

En omdat alles aan het paspoort van dat ene toestel blijft hangen, groeit de historiek mee. Vier interventies op hetzelfde bed in twaalf maanden is geen anekdote meer, maar een lijn in een dossier.

Ga voor 'Kennis, Grip en Gemak'

Daar zit de logica van de drie pijlers waarop het Virtueel Paspoort van Quodoc gebouwd is.

Kennis. Oftewel weten. Weten wat je hebt, wat de status ervan is, waar het staat en wanneer de volgende onderhoudsbeurt er aankomt. Niet in het hoofd van één medewerker die volgende maand met pensioen gaat, maar in het systeem.
Grip op je organisatie. Zorgen dat je assets in topconditie blijven, tijdig gekeurd worden en zijn waar ze horen te zijn. Een defect dat sneller gemeld wordt, is een toestel dat sneller weer inzetbaar is.
Gemak. Omdat je processen automatisch lopen: van melding en ticketing tot planning en het verzenden van keuringsverslagen naar wie ze moet krijgen. Wij noemen het loslaten. En in vertrouwen loslaten kan pas als je weet dat het loopt.

Klaar om uren te winnen?

Plan een vrijblijvende babbel in.

We maken graag tijd voor een online gesprek, demo of een bezoekje bij jou op kantoor.
Contacteer ons op roel.engelen@quodoc.com of op het nummer +32 478 45 15 25.

Het verplicht je tot niets.