Vzw de Korenbloem in Kortrijk is gestart met Quodoc. Voortaan komen alle assets van de organisatie samen op één plek: medische apparatuur, IT-materiaal, voertuigen en zorghulpmiddelen. Elk object krijgt een QR-code waarmee certificaten, handleidingen en onderhoudsdocumenten ter plekke opvraagbaar zijn.
Een beslissing die perfect past bij deze innoverende organisatie op zoekt naar extra efficiëntie.
De Korenbloem vangt ongeveer 177 gebruikers op, met een bijzondere focus op jonge personen met dementie én op ouderen. Dat gebeurt niet vanuit één gebouw met één centrale technische dienst.
Het aanbod omvat een woonzorgcentrum, een centrum voor kortverblijf met 12 kamers, drie dagcentra met een eigen vervoersdienst, 40 assistentiewoningen, een lokaal dienstencentrum en een buurthuis. Allemaal onder dezelfde rechtspersoon, allemaal één organisatorisch geheel.
Daar komt bij dat de organisatie werkt volgens de visie van kleinschalig genormaliseerd wonen. Kleine woningen en leefgroepen, een huiselijke en familiale sfeer, zorg op maat. Precies wat je als bewoner wil.
Alleen betekent kleinschalig wonen voor wie het technisch beheer doet: meer locaties, meer leefgroepen, meer mensen die met een toestel werken en meer externe partners die langskomen voor onderhoud of kalibratie.
Tel daar de eigen vervoersdienst bij, en het wagenpark staat ook nog eens verspreid.
Hoe houd je daar het overzicht op? Elke facility manager of preventieadviseur in de zorg kent het antwoord uit ervaring: met lijsten. Lijsten per locatie, mappen per toestel, een onderhoudsplanning in een agenda en een certificaat dat ergens in een kast ligt. Het werkt. Tot het niet meer werkt, en je op het verkeerde moment moet gaan zoeken.
De Korenbloem koos ervoor om die versnippering nu structureel aan te pakken, in plaats van er later door verrast te worden. Concreet komt dat neer op vier dingen.
Daarnaast werkt de organisatie met externe partijen: fabrikanten, onderhoudsdiensten, kalibratiebedrijven enz. Die krijgen in Quodoc een beveiligde omgeving waarin ze enkel hun eigen stuk zien en hun rapporten zelf aanleveren. Dat bespaart alle partijen tijd.
Dat is wellicht de grootste bezorgdheid van elk hoofd technische dienst dat aan zoiets begint: krijg ik mijn mensen mee?
Bij Quodoc ziet elke gebruiker eerst wat hij of zij als eerste nodig heeft. Dus een zorgmedewerker in een leefgroep ziet iets anders dan de preventieadviseur, en die ziet weer iets anders dan de externe onderhoudsfirma. Iedereen krijgt enkel wat voor zijn of haar rol relevant is. Wie een QR-code kan scannen, is vertrokken. Dat vraagt echt geen wekenlange training.
Wat het oplevert, meten we intussen bij de gebruikers van het platform: tot 60% minder administratieve kosten rond assetmanagement. Voor De Korenbloem is dat vandaag nog een verwachting, geen resultaat. Ze zijn net gestart. Maar het is wel de reden waarom ze gestart zijn.
De situatie van De Korenbloem is uitgesproken, maar niet uitzonderlijk. Zowat elke zorgorganisatie heeft ondertussen meerdere werkvormen, meerdere gebouwen en een groeiende lijst aan toestellen waarvan de bedrijfszekerheid cruciaal is voor de veiligheid van bewoners en personeel.
En zowat elke technische dienst beheert dat vandaag met een combinatie van Excel, Outlook en papier. Dat is geen verwijt. Het is de methode die meegegroeid is met de organisatie, tot ze er te klein voor werd.
Het verschil zit hem in het moment waarop je ingrijpt. Voor of na de audit. Voor of na het toestel dat te laat gekeurd bleek.
De Korenbloem koos voor het eerste. Op een moment dat ze het zelf konden kiezen, in het tempo dat hen past. Dat hoort bij een organisatie die zich innovatief en kwaliteitsvol noemt en dat ook in haar interne processen waarmaakt.
Kom vrijblijvend eens kennismaken, of volg de gratis online demo voor woonzorgcentra. Dan zie je in een halfuur waar je vandaag staat en wat er voor jou in zit.
