Misvattingen over materiaalbeheer in de cultuur- en eventsector.

Een veelvoorkomende misvatting is dat assetbeheer enkel draait om het tellen van je luidsprekers of spots. In werkelijkheid gaat professioneel beheer veel verder: het helpt je om je kostbare techniek strategisch in te zetten, faalkosten tijdens producties te elimineren, veiligheidsrisico's te minimaliseren en de levensduur van je materiaal te verlengen. Wie denkt dat assetbeheer louter administratief is, mist de kans om on-stage écht het verschil te maken.

“Materiaalbeheer is alleen iets voor de magazijnier."
- Fout. Goed beheer raakt de hele keten: van de freelance technicus op de vloer en de productieleider tot de preventieadviseur en de zakelijke directie. Zonder vlotte communicatie tussen het magazijn en de "frontline" on-stage ontstaan er zwarte gaten in je informatie.
“We doen dit al in Excel, dus dat volstaat.”
- Fout. Goed beheer raakt de hele keten: van de freelance technicus op de vloer en de productieleider tot de preventieadviseur en de zakelijke directie. Zonder vlotte communicatie tussen het magazijn en de "frontline" on-stage ontstaan er zwarte gaten in je informatie.
“De technici on-stage hebben hier geen tijd voor.”
- Juist wel. De meeste frustratie bij technici ontstaat door defect materiaal of ontbrekende info. Een intuïtief systeem zoals Quodoc bespaart hen juist tijd: één scan en ze hebben de patchlijst of kunnen direct een defect melden zonder mailtjes te hoeven sturen.
“Alles digitaliseren is veel te complex voor onze werking.”
- Digitalisering hoeft geen "big bang" te zijn. Met Quodoc kun je stap voor stap beginnen: start bijvoorbeeld met je meest kritieke assets zoals rigging-materiaal en stroomverdelers. Je zult zien dat de "quick wins" op de vloer direct voor draagvlak zorgen bij de crew.
“Eén keer inventariseren per seizoen is genoeg.”
- Een inventaris in de eventsector leeft. Materiaal gaat op tour, raakt beschadigd, wordt hersteld of vervangen. Zonder structurele, real-time opvolging is je overzicht na de eerste festivalweek alweer achterhaald.
“We hebben geen budget voor zo’n systeem.”
- De kost van geen systeem is vaak vele malen hoger: denk aan de spoedhuur van vervangend materiaal omdat een defect niet was gemeld, boetes bij veiligheidscontroles of de onnodige werkuren die verloren gaan aan het zoeken naar attesten. Quodoc verdient zichzelf terug door rust en efficiëntie.
“De keuringsverslagen zoeken we wel op als er controle is.”
- Tijdens een drukke opbouw of een audit door de brandweer is dat hét recept voor stress en vertraging. Met een professioneel systeem lever je met één scan of klik de volledige historiek en alle geldige attesten op. Dat straalt vakmanschap en controle uit.
“We hebben vorig jaar alles gelabeld, dus we zijn in orde.”
- Labels en barcodes zijn slechts het begin. Zonder actieve koppeling aan een onderhoudsplanning, statusbeheer en een ticketing-systeem voor defecten, blijft je materiaalbeheer reactief in plaats van proactief.