L'asbl De Korenbloem à Courtrai a démarré avec Quodoc. Désormais, tous les assets de l'organisation sont centralisés en un seul endroit : équipements médicaux, matériel informatique, véhicules et aides aux soins. Chaque objet reçoit un code QR permettant de consulter sur place les certificats, modes d'emploi et documents d'entretien.
Une décision qui s'inscrit parfaitement dans la dynamique de cette organisation innovante en quête d'efficacité accrue.
Une seule entité juridique, une multitude de sites où se trouve le matériel
De Korenbloem offre des soins à plus de 200 résidents, avec une attention particulière accordée aux personnes jeunes atteintes de démence ainsi qu'aux personnes âgées. Cela ne se fait pas depuis un seul bâtiment avec un service technique central unique.
L'offre comprend une maison de repos et de soins, un centre de court séjour de 12 chambres, trois centres de jour dotés de leur propre service de transport, 40 résidences-services, un centre de services local et une maison de quartier. Le tout sous la même entité juridique, formant un ensemble organisationnel unique.
À cela s'ajoute que l'organisation fonctionne selon la vision de l'habitat normalisé à petite échelle : de petites unités de vie, une ambiance chaleureuse et familiale, des soins sur mesure. Exactement ce que l'on recherche en tant que résident.
Seulement, pour ceux qui assurent la gestion technique, vivre à petite échelle signifie : davantage de sites, davantage de groupes de vie, plus de personnes manipulant les appareils et plus de partenaires externes qui interviennent pour la maintenance ou l'étalonnage. Ajoutez-y le service de transport interne, et le parc de véhicules se retrouve lui aussi dispersé.
Comment garder une vue d'ensemble ? Tout facility manager ou conseiller en prévention du secteur des soins connaît la réponse par expérience : avec des listes. Des listes par site, des classeurs par appareil, un planning de maintenance dans un agenda et un certificat rangé quelque part dans une armoire. Ça fonctionne. Jusqu'au jour où cela ne fonctionne plus, et où vous devez chercher au pire moment.
Ce qu'ils vont accomplir avec Quodoc
De Korenbloem a choisi de s'attaquer dès maintenant à cette fragmentation de manière structurelle, plutôt que de se laisser surprendre plus tard. Concrètement, cela se traduit par quatre axes.
Vue d'ensemble centralisée de tous les assets, sur tous les sites. Un tableau de bord unique pour l'ensemble du parc d'appareils et de matériel, quel que soit l'endroit où ils se trouvent.
Une maintenance qui s'assure d'elle-même. Des calendriers de maintenance automatiques par asset, pour qu'une date de contrôle ne dépende plus de la mémoire de quelqu'un.
Les documents là où se trouve l'appareil. Un collaborateur scanne le code QR sur l'objet et voit immédiatement s'il est en ordre de contrôle, quel certificat y est associé et comment il fonctionne. Plus besoin de se déplacer jusqu'au bureau, ni d'appeler le service technique.
Conformité MDR démontrable. Journalisation complète des audits et traçabilité totale. Lors d'un contrôle de la Zorginspectie, vous accédez instantanément sur place à chaque certificat de chaque appareil.
De plus, l'organisation collabore avec des intervenants externes : fabricants, prestataires de maintenance, sociétés d'étalonnage, etc. Ceux-ci disposent dans Quodoc d'un environnement sécurisé où ils n'ont accès qu'à leur propre périmètre et déposent directement leurs rapports. Un gain de temps précieux pour tout le monde.
Pourquoi les collègues ne le perçoivent pas comme « un système de plus »
C'est sans doute la plus grande préoccupation de tout responsable des services techniques qui se lance dans un tel projet : mes équipes vont-elles adhérer ?
Avec Quodoc, chaque utilisateur accède en priorité à ce dont il a besoin immédiatement. Ainsi, un soignant au sein d'une unité de vie voit autre chose que le conseiller en prévention, qui lui-même voit autre chose que l'entreprise de maintenance externe. Chacun ne voit que ce qui est pertinent pour son rôle. Savoir scanner un code QR suffit pour démarrer. Cela ne nécessite absolument pas des semaines de formation.
Les bénéfices sont déjà mesurés auprès des utilisateurs de notre plateforme : jusqu'à 60 % de coûts administratifs en moins liés à la gestion des assets. Pour De Korenbloem, il s'agit encore aujourd'hui d'une attente et non d'un résultat acquis, car ils viennent de se lancer. Mais c'est précisément la raison pour laquelle ils ont franchi le pas.
Pourquoi cela concerne aussi votre établissement
La situation de De Korenbloem est marquée, mais nullement exceptionnelle. Aujourd'hui, presque chaque organisation de soins regroupe plusieurs modes d'organisation, plusieurs bâtiments et une liste croissante d'équipements dont la fiabilité opérationnelle est cruciale pour la sécurité des résidents et du personnel.
Et aujourd'hui, presque chaque service technique gère cela à l'aide d'une combinaison d'Excel, d'Outlook et de papier. Ce n'est pas un reproche. C'est simplement la méthode qui s'est développée au fil de la croissance de l'organisation, jusqu'à devenir inadaptée.
La différence réside dans le moment où vous intervenez. Avant ou après l'audit. Avant ou après l'appareil qui s'est avéré contrôlé trop tard.
De Korenbloem a choisi la première option. À un moment où ils avaient encore le choix, au rythme qui leur convient. C'est le propre d'une organisation qui se revendique innovante et axée sur la qualité, et qui le prouve au quotidien dans ses processus internes.